Gå til Hovedinnhold Gå til Navigasjon
Fargerike maneter i vannet

Avleggelse av årsregnskap i aksjeselskaper i lys av Korona-restriksjoner

Korona-viruset skaper utvilsomt store utfordringer for gjennomføringen av driften og ledelsen av norske aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper. Begrensinger i reisevirksomhet, karantener og andre restriksjoner kan blant annet gjøre det utfordrende å avholde fysiske møter. En aktuell problemstilling i denne situasjonen er hvordan norske selskaper skal behandle og avlegge årsregnskap, og hvilken fleksibilitet lovverket gir i den forbindelse.
Industri, handel og finans Koronavirus Selskapsrett/M&A

Oppdatert nyhetsbrev pr. 30.3.20: Styremøter og generalforsamling uten fysisk møte. Forsinkede børsregnskaper

Oppdatert 25. mars 2020: Nærings- og fiskeridepartementet foreslo mandag denne uken en forskrifter med hjemmel i den midlertidige fullmaktsloven (koronaloven) der krav i loven, vedtekter eller instrukser om fysisk styremøte og generalforsamling i aksje- og allmennaksjeloven kan erstattes av annen betryggende behandlingsmåte. Det samme gjelder styrets møte med revisor. Generalforsamlingsstemme skal kunne avgis som forhåndsstemme selv om selskapet ikke har vedtektsbestemmelse om dette. Styreprotokoller kan undertegnes med bank-id. Tilsvarende forskrifter er foreslått for stiftelsesloven, selskapsloven og samvirkeloven. Forskriftsforslaget hadde høringsfrist tirsdag kveld denne uken, og må ventes fastsatt meget raskt. Vi oppdaterer nyhetsbrevet når forskriften er fastsatt. Forskriften vil da gjelde så lenge koronaloven gjelder, d.v.s. i første omgang én måned.

Generelt om avleggelse av årsregnskap

Årsregnskap skal vedtas av selskapets styre og godkjennes generalforsamlingen.

For aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper skal årsregnskapet godkjennes av generalforsamlingen senest 6 måneder etter regnskapsårets slutt. For børsnoterte allmennaksjeselskaper stiller børsreglene videre krav om at årsrapporten offentliggjøres senest tre måneder etter regnskapsperiodens utløp, noe som innebærer at godkjennelse av årsregnskapet vil måtte finne sted innen de nærmeste ukene for mange selskaper.

Fokus i det følgende vil være hvilket spillerom aksjelovgivningen gir for å godkjenne årsregnskapet uten fysiske møter, samt hvilke andre praktiske råd det er verdt å følge.

Godkjennelse av årsregnskap i aksjeselskap

Aksjeloven stiller ikke krav om fysisk møtebehandling ved styrets behandling av selskapets årsregnskap. Styrets leder står derimot fritt til å gjennomføre behandlingen på alternativt vis, så lenge behandlingsmåten er «betryggende». Om noen styremedlemmer har forfall er styret likevel vedtaksdyktig om mer enn halvparten deltar, men mindre strengere krav er fastsatt i vedtektene.

At behandlingsmåten må være «betryggende» innebærer at styremedlemmene må gis anledning til å delta, motta nødvendig informasjon, samt at det må være gode muligheter for drøftelser og meningsutveksling mellom styremedlemmene, herunder anledning til spørsmål til daglig leder og/eller finansdirektør (CFO).

Utgangspunktet er at generalforsamling skal avholdes ved fysisk møte. Etter aksjeloven § 5-7 er det imidlertid adgang til å fravike dette dersom ingen av aksjeeierne motsetter seg. En forutsetning for å avholde generalforsamling ved telefonmøte eller ved elektroniske løsninger er følgelig at ingen aksjeeiere aktivt motsetter seg slik gjennomføring. Loven forutsetter med dette at alle aksjeeiere gis informasjon om hvordan generalforsamlingen søkes avviklet og mulighet til å motsette seg forslaget. Ved innkallelse til generalforsamling vil det i denne situasjonen derfor være særlig viktig med god og tidlig informasjon om den foreslåtte behandlingsmåten og bakgrunnen for denne.

Et annet spørsmål er hvordan generalforsamlingen rent praktisk skal gjennomføres. Det finnes i dag egne elektroniske løsninger for gjennomføring av generalforsamling som tillater aksjeeierne å delta og avgi stemmer på generalforsamlingen gjennom løsningen. Ved bruken av slike løsninger og avholdelse på telefon, er det viktig at alle aksjeeiere må gis mulighet til å delta og ytre seg, samt at de alminnelige reglene om protokollføring følges.

Om det skulle bli nødvendig å avholde generalforsamling ved fysisk møte, for eksempel fordi en eller flere aksjeeiere motsetter seg annen behandling, vil aksjeeiere kunne oppfordres til å delta til å delta ved fullmakter for å hindre et stort fysisk oppmøte. Bruken av fullmakt gjennomføres ved at aksjeeierne mottar utkast til fullmakt sammen med innkalling til generalforsamlingen, og slik gir en av selskapets representanter fullmakt til å opptre og avgi stemmer på sine vegne på generalforsamlingen.

Godkjennelse av årsregnskap i allmennaksjeselskap

Det følger av allmennaksjeloven § 6-19 at det som utgangspunkt kreves at styremøtet som vedtar årsregnskapet må være et fysisk møte.

Under de rådende Korona-restriksjoner må det imidlertid være i samsvar med allmennaksjeloven § 6-19 å behandle årsregnskapet i videomøte eller telefonkonferanse. Det sentrale er at møtet gjennomføres på en betryggende måte med god mulighet for drøftelser og meningsutvekslinger mellom styremedlemmene, med anledning til spørsmål til daglig leder og/eller finansdirektør (CFO). Det kan med andre ord oppnås en forsvarlig behandling selv om styremedlemmene deltar med utstyr for video- eller telefonkonferanse. Forutsatt at mer enn halvparten av styremedlemmene deltar i behandlingen, er det videre usannsynlig at en slik behandlingsmøte kan påvirke gyldigheten til styrets beslutninger selv om det strengt tatt ikke er i samsvar med lovbestemmelsen.

Også for allmennaksjeselskaper reises det spørsmål om hvordan generalforsamlingen skal behandle og godkjenne årsregnskapet. Utgangspunktet er at generalforsamling skal avholdes ved fysisk møte. Allmennaksjeloven gir likevel vid adgang til å oppfordre aksjeeierne til å delta på generalforsamling på andre måter:

  • Styret kan beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og utøve sine rettigheter elektronisk. For å sikre en forsvarlig behandling forutsetter loven at den elektroniske løsningen må være tilstrekkelig betryggende.
  • Aksjeeierne kan oppfordres til å delta å generalforsamling ved fullmakt som legges ved innkallingen til generalforsamling.
  • Dersom vedtektene åpner for det, kan aksjeeierne oppfordres til å avgi sin stemme skriftlig i en periode før generalforsamlingen. Slik førtidig stemmegivning kan også gjennomføres elektronisk.

På samme måte som for aksjeselskaper, er det i denne situasjonen viktig at det gis klar og god informasjon om den forslåtte behandlingsmåten, og hvilke vurderinger som ligger til grunn for denne. I lys av dagens ekstraordinære situasjon er det grunn til å regne med at mange aksjeeiere vil vise fleksibilitet og forståelse for at generalforsamlinger gjennomføres uten fysisk oppmøte.

Om bruk av fullmakter på generalforsamlinger

Ettersom det ikke er noe minstekrav for at generalforsamlinger skal være vedtaksdyktige, er det et poeng i seg selv å oppfordre så mange som mulig til å være representert for å redusere risiko for at noen få skal kunne «kuppe» vedtak.

For at stemmegivning ved fullmakter skal være et godt alternativ for aksjeeiere det viktig at fullmakten inneholder mulighet til å stemme både for, mot og avstå for hver enkelt sak på agendaen. Det betyr at fullmaktsskjemaet også bør inneholde en rubrikk for stemmegivning over hvert enkelt styremedlem og andre som er på valg. Selskapet bør da fasilitere at styrets leder eller andre avgir stemme i henhold til instruksen i fullmakten. Fullmaktsskjemaet kan også gi mulighet til å krysse av for at den som avgir stemme skal kunne stemme etter eget skjønn ved (benke- eller andre) forslag, eller ikke.

Interrestert i flere artikler relatert til koronaviruset? Se denne siden for mer informasjon